Een goed bedrijfsrisicobeheer betekent in de praktijk dat we mogelijke scenario’s oplijsten en maatregelen nemen die de risico’s verminderen en ons in staat stellen de mogelijke gevolgen ervan snel en accuraat te verhelpen. In 2017 lag de focus op het uittekenen van een nieuwe organisatiestructuur, de opmaak van waterleverings- en waterveiligheidsplannen en de beheersing van de financiële risico’s. Er is een nauwe wisselwerking tussen risicobeheer en interne audit. Interne audit evalueert of er genoeg interne controlemechanismen zijn om de bedrijfsrisico’s te beperken en gaat of de controles effectief gebeuren.

• Nieuwe organisatiestructuur
• Waterleveringsplannen en waterveiligheidsplannen
• Financiële risico's
• Interne audit
  

Nieuwe organisatiestructuur

Om ook in de toekomst een toonaangevend waterbedrijf te blijven, maakt De Watergroep de overstap van een geografisch georganiseerde naar een procesgestuurde organisatie met meer aandacht voor kennisoverdracht en innovatie. De focus op innovatie moet ervoor zorgen dat De Watergroep nieuwe ontwikkelingen en evoluties omarmt om de uitdagingen van de watervoorziening in Vlaanderen om te zetten in kansen. Binnen strategische werkgroepen wordt daartoe een aangepaste toekomstvisie uitgewerkt.

Waterleveringsplannen en waterveiligheidsplannen

Het voornaamste risico voor De Watergroep bestaat erin dat we niet zouden kunnen voldoen aan onze kerntaak: 24 uur per dag en 7 dagen per week kwaliteitsvol drinkwater leveren. Mogelijke oorzaken daarbij zijn een onvoldoende beschikbare toegang tot waterbronnen of een besmetting van het drinkwater.

Om een duidelijk overzicht te hebben van de beschikbare watervoorraden werden de waterleveringsplannen in 2017 voltooid. Deze plannen werden opgesteld voor het volledige leveringsgebied, onderverdeeld in bevoorradingsgebieden, die op hun beurt bestaan uit meerdere verbruikszones. Naast een overzicht van de technische infrastructuur omvat het leveringsplan per verbruikszone de capaciteit en levering onder niet-verstoorde omstandigheden. Om een beeld te krijgen van de robuustheid van de leveringszekerheid is voor elke installatie of hoofdleiding in kaart gebracht hoe een uitval kan opgevangen worden via de beschikbare reservecapaciteit en/of via verbindingsmogelijkheden met andere gebieden. Uit deze sterkte-zwakteanalyse worden benodigde investeringen afgeleid om de leveringszekerheid te verbeteren, zoals het uitbreiden van de wincapaciteit uit grond- of oppervlaktewater, het verhogen van de zuiveringscapaciteit, het versterken van het toevoernet of verbindingen met andere drinkwaterbedrijven.

Om het kwaliteitsrisico te beperken, werden waterveiligheidsplannen opgesteld waarin alle huidige en toekomstige risico’s voor de winning, de zuivering en de distributie van drinkwater worden geïdentificeerd en nauwkeurig geïnventariseerd. Expertgroepen hebben de bedreigingen beoordeeld en het risico bepaald. Risicomanagement is een continu proces. Daarom worden de waterveiligheidsplannen periodiek getest en herzien. Er is een coördinator waterveiligheidsplannen actief die deze planning- en controlecyclus vastlegt en bewaakt. Zo kunnen we de permanente levering van kwaliteitsvol drinkwater, nu en in de toekomst, nog beter waarborgen. 

Naast de waterveiligheidsplannen zorgen een 24/7-wachtdienst, performante informatica- en communicatiesystemen, en een goed uitgewerkt staalnameprogramma voor een optimale controle. Langlopende overeenkomsten met andere drinkwaterbedrijven en de uitbouw van een nooddrinkwatervoorziening in samenspraak met AquaFlanders laten eveneens toe bij calamiteiten snel een oplossing te bieden en de klanten een minimale dienstlevering te waarborgen.

Financiële risico’s

Het debiteurenrisico en het renterisico worden als belangrijkste financiële risico’s beschouwd. 

Om het debiteurenrisico te beperken, rekent De Watergroep op een goed uitgebouwd intern debiteurenbeheer. Er wordt gewerkt met 3-maandelijkse tussentijdse aanrekeningen, die ervoor zorgen dat het risico per openstaande drinkwaterfactuur beperkt blijft. Indien deze maatregelen niet zorgen voor een tijdige inning is het mogelijk een beroep te doen op het uitgewerkte externe debiteurenbeheer, dat opgesplitst wordt in een minnelijke en een gerechtelijke fase.

Het renterisico wordt beheerst door zowel de oorzaak als de gevolgen aan te pakken. De Watergroep probeert de schuldlast te beperken door de opmaak van een investeringsplan op lange termijn, een uitgavenbudget en een uitgewerkt monitoringsysteem om de schuldgraad optimaal te beheersen. Door een permanente opvolging van de uitstaande leningen en een maximale spreiding over looptijden, aanbieders en vervaldagen wordt het financiële risico beperkt. 

Meer info over het maturiteitsprofiel en de spreiding van de uitstaande schulden vindt u in het financieel verslag.

Interne audit

Het bedrijf EY voert als onafhankelijke partij de interne auditwerkzaamheden uit. De bevindingen van de audits worden rechtstreeks gerapporteerd aan het auditcomité. De leden van het auditcomité zijn benoemd door de raad van bestuur en hebben als rol het toezicht uit te voeren op de interne controlesystemen (inclusief risicobeheer). De interne audit en risicobeheer werken nauw samen. De risicoanalyse wordt gebruikt om het driejaarlijkse auditplan op te maken. De afdeling bedrijfsrisicobeheer coördineert intern met de directies en afdelingen de opmaak van een actieplan om de aandachtspunten uit de audits concreet aan te pakken. Het auditcomité dient te beoordelen of deze actieplannen voldoende zijn om het risico af te dekken en krijgt halfjaarlijks een status van de openstaande en gesloten bevindingen in de vorm van een opvolgingsaudit.

In 2017 werden naast 2 opvolgingsaudits nog volgende auditthema’s opgenomen:

• Overheidsopdrachten en delegatiebesluit
  Het doel van deze audit was om de bestaande werkmethodes, risico’s en controles met betrekking tot overheidsopdrachten en (sub)delegatie te analyseren. Het onvolledig beheren en rapporteren van gedelegeerde bevoegdheden werd als auditbevinding met hoog risico gedetecteerd. Dit zal in het kader van de reorganisatie ook opgenomen worden in 2018.

• IT-audit productie en toevoer
  Het doel van deze audit was om de afbakening van rollen en verantwoordelijkheden binnen de processen productie en toevoer te meten en de risico’s van de IT-omgeving van productie- en toevoeractiviteiten in kaart te brengen. In sommige gevallen wordt de back-up-apparatuur nog voor andere doeleinden gebruikt, wat een hoog risico inhoudt. Het management engageert zich ertoe dit in de loop van 2018 recht te zetten. 

• Audit financiële systeemlekken
  Het doel van de audit was om fouten in de betalingen, zwakheden in de interne controle en opportuniteiten voor hoger operationeel rendement te identificeren binnen de dienst crediteuren en de bijbehorende activiteiten van het aankoopproces. Bij deze audit werd een zeer klein aantal anomalieën gedetecteerd. Er werden geen bevindingen met hoog risico opgetekend.

• Audit interne doorrekening business units
  Deze audit heeft zich voornamelijk toegespitst op het al dan niet bestaan van formele afspraken omtrent doorrekening van kosten en de volledigheid, tijdigheid en accuraatheid van kosten doorgerekend aan de business units. Er werden geen bevindingen met hoog risico opgetekend.

• Audit kennisbeheer
  De audit had als doel de bestaande kennis van De Watergroep ‘high level’ in kaart te brengen en de eventuele tekortkomingen in het kennisbeheer te inventariseren. Enkel de bevindingen omtrent visie en strategie werden als hoog risico beschouwd. Om tegemoet te komen aan de bevindingen wordt de directeur innovatie aangesteld als eindverantwoordelijke om de visie te ontwikkelen, uit te dragen en om te zetten naar doelstellingen die door het hele managementteam gedragen en ondersteund worden. De visie zal worden opgebouwd in de loop van 2018.